<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=125553974781622&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

De fleste bedrifter opplever fra tid til annen dårlige betalere, og at kundefordringene ikke betales på forfall. Spørsmålet i dag er ikke hvordan du skal unngå dem – det har vi tatt opp her – men hvordan du håndterer dem når de først dukker opp.

Dårlige betalere vil svekke likviditeten i bedriften din. Følgene av dårligere likviditet forplanter seg fra kunden til dere, og dere vil selv kanskje komme til å slite med å betale om dere ikke håndterer dårlige betalere på en riktig måte.

Outsource administrasjon av kundefordringer?

Det første du må finne ut er om du ønsker – og har ressurser til – å drive med oppfølging av kundefordringer selv. Eller om du ønsker å outsource arbeidet til et profesjonelt selskap. Det finnes en del ting du kan gjøre for å ta deg av håndteringen og oppfølgingen av dårlige betalere, og disse skal vi se på nå.

Gode rutiner gir bedre likviditet

Det er viktig å ha faste og gode rutiner og at du følger dem; dette er faktisk nøkkelen når det kommer til håndtering av dårlige betalere. Dette gjelder særlig for purrerutinene. Det kan bety at du skal sende ut purring et bestemt antall dager etter faktura har forfalt, eller at du purrer to ganger i uka. Men hvordan bør oppfølgingen foregå?

Vi følger et typisk eksempel på fordringshåndtering:

  1. Faktura. Du sender ut fakturaen i tide, med avtalt betalingsfrist. Du mottar ikke betaling innen forfallsdato.

  2. Purring. Vanligvis sender du ut purring nå, like etter forfallsdato. Men du som har solgt en vare eller tjeneste er ikke lovpålagt å sende purring. Purringen må ha minst 14 dagers betalingsfrist, og hvis purringen inneholder et purregebyr kan det ikke belastes betaleren før minimum 14 dager etter forfall på opprinnelig faktura.

    Hvis du sender purring, er det viktig å ha gode og stramme rutiner her, hvis ikke blir du sittende med en haug av følgefeil. Det finnes også andre måter å håndtere dette på, spesielt hvis det er snakk om store beløp.

    I slike tilfeller kan det for eksempel være bedre å ringe kunden direkte for å forhøre deg om at de har fått den opprinnelige fakturaen og om alt er i orden. Ved å gjøre dette viser du kunden at du søker dialog så fort som mulig. Da blir det vanskelig for kunden å «gjemme seg».

  3. Inkassovarsel. Om ikke purringen heller blir betalt innen forfallsdato, er neste steg å sende et inkassovarsel. Inkassovarsel er et krav som sendes før den opprinnelige fakturaen overføres til inkasso. Inkassovarselet skal også ha minimum 14 dagers forfallsdato.

    Ved å sende inkassovarsel forstår kunden at det ikke nytter å utelate betalingen; når fordringen går til inkasso vil det koste kunden enda mer. Inkassovarsel er dessuten ikke en del av den faktiske inkassoprosessen, varselet betyr at kunden får enda en sjanse til å gjøre opp for seg uten å betale ekstra.

  4. Inkasso/betalingsoppfordring. Skulle inkassovarsel heller ikke hjelpe, er neste steg å overføre fordringen til inkasso. Herfra vil du få profesjonell hjelp med å kreve inn fordringen.

Dette er trinnene og rutinene du må følge for å håndtere dårlige betalere. Likevel er mange bedrifter redde for å være for strenge – noe som ikke hjelper dem i det hele tatt. Hvis du sender purring, inkassovarsel og deretter tar saken til inkasso, skaper det en oppdragende effekt på kundene. De forstår at de ikke kan unnslippe å gjøre opp for seg, og kan dessuten inngå en betalingsavtale med inkassoselskapet.

Hos Lindorff kan du lese mer om inkassoprosessen.

SG Finans har mange kunder i SMB-sjiktet – vi vet hvor mye som må gjøres, og at ting kan gå i glemmeboka. Derfor har vi laget en video med tips til å forbedre forretningsdriften:

Factoring – en hjelpende hånd

Oppfølging av kundefordringer er tidkrevende og utfordrende. Det er ikke alle bedrifter som har tid eller bemanning til å bruke ressurser på dette. Derfor kan det være lurt å outsource dette til profesjonelle.

Et factoringselskap vil kunne hjelpe deg med administrasjonen av kundefordringer; de har også rutiner for oppfølging av fordringer, purringer og inkassovarsler. Dette vil redusere fordringstap, og du vet at jobben er i trygge hender som arbeider med problemstillingen hver dag. Dessuten vil outsourcing hjelpe deg med å frigjøre ressurser internt, som igjen gjør at du kan bruke disse ressursene på bedriftens kjerneområder.

New Call-to-action

Kategorier: likviditet

Del artikkelen på sosiale medier: